EDI: Der Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten verständlich erklärt

EDI (Electronic Data Interchange, dt. elektronischer Datenaustausch) bezeichnet den automatisierten Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen den IT-Systemen verschiedener Unternehmen. Bestellungen, Lieferavise oder Rechnungen gelangen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format vom System des Absenders in das System des Empfängers. Die Regeln dafür legen EDI-Protokolle und Datenformate fest.

Laut Statistischem Bundesamt bezeichnet EDI „den elektronischen Austausch strukturierter Daten zwischen Computersystemen verschiedener Geschäftspartner in einem standardisierten und maschinenlesbaren Format). Das Stichwort ist hier „strukturiert“, denn eine Bestellung als PDF muss ein Mensch lesen und erfassen, während das ERP-System, also die zentrale Unternehmenssoftware, eine EDI-Bestellung selbst verarbeitet. Auch XML-Formate zählen dazu, solange sich die Daten automatisch verarbeiten lassen.

Ein EDI-Austausch durchläuft vier Schritte, die sich bei jedem Dokument wiederholen:

1. Das ERP-System erzeugt das Dokument, etwa eine Bestellung, im Inhouse-Format, also in der Datenstruktur des eigenen Systems.
2. Ein Konverter übersetzt die Inhouse-Daten in das vereinbarte Standardformat.
3. Die Nachricht gelangt über ein abgesichertes Verfahren zum Partner.
4. Beim Empfänger übersetzt ein Konverter die Nachricht in dessen Inhouse-Format und übergibt sie an das ERP-System.

Im Alltag folgen mehrere Nachrichten direkt aufeinander. Auf eine Bestellung antwortet der Lieferant mit einer Bestellbestätigung, vor der Lieferung schickt er ein Lieferavis und danach die Rechnung. Jedes dieser Dokumente hat im Standard einen eigenen Nachrichtentyp, den unsere Übersicht der EDIFACT-Nachrichtentypen im Detail erklärt.

Jede EDI-Verbindung besteht aus drei Bausteinen, die mit dem Partner abgestimmt werden:

1. Der Nachrichtenstandard legt fest, wie eine Bestellung oder eine Rechnung aufgebaut ist.
2. Der Konverter übersetzt zwischen dem Standard und dem Inhouse-Format. Ihn betreibt das Unternehmen selbst oder ein Dienstleister, was GS1 Germany als EDI-Clearing bezeichnet.
3. Der Übertragungsweg bringt die Nachricht über ein abgesichertes Verfahren zum Partner.

Für die Datenübertragung im Handel wird vor allem AS2 (Applicability Statement 2) genutzt, ein Protokoll auf Basis von HTTP. Die Automobilindustrie setzt dagegen auf OFTP2, das von der Organisation Odette ursprünglich für den Datenaustausch in ihrer eigenen Lieferkette entwickelt wurde.

So löst Lobster die Übersetzung zwischen Inhouse-Format und EDI-Standard

Jeder Partner mit eigenem Format bedeutet ein weiteres Mapping, also eine weitere Zuordnung von Feldern. Die Lobster Data Platform bringt dafür 450+ Funktionsbausteine und 50+ Eingangs-/Ausgangswege mit, damit nicht jede Anbindung von Grund auf neu entwickelt werden muss. Wie die Übersetzung in der Praxis läuft, zeigt der Lobster-eigene EDI-Konverter.

EDI ist ein Datenübertragungskanal mit enorm hohem Volumen, das von nur wenigen Unternehmen umgesetzt wird. In Deutschland verkauften 5,6 % der Unternehmen ab zehn Beschäftigten über EDI. Über Websites, Apps oder Marktplätze verkauften dagegen 20,0 % der Unternehmen, also mehr als dreimal so viele. Beim Umsatz liegen beide Kanäle dennoch fast gleichauf.

Insight: 50,4 % des E-Commerce-Umsatzes deutscher Unternehmen ab zehn Beschäftigten entfielen 2024 auf EDI-Verkäufe.

Die offizielle Statistik zählt EDI zum E-Commerce, weil Bestellungen rechtsverbindlich über einen automatisierten Datenaustausch eingehen. Beide Kennzahlen zusammen zeigen, dass sich EDI-Verkäufe auf vergleichsweise wenige Unternehmen konzentrieren. Die Werte gelten für Unternehmen ab zehn Beschäftigten (ohne Finanzbranche) im Jahr 2024.

EDI spart vor allem dort Arbeit, wo dieselben Dokumente regelmäßig zwischen denselben Partnern fließen. Drei Vorteile ergeben sich aus dem Verfahren:

• Dokumente gelangen ohne erneute Erfassung ins Zielsystem, sodass Fehler durch Abtippen entfallen.
• Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen liegen kurz nach dem Versand beim Empfänger vor.
• Beide Partner arbeiten nach demselben Standard, sodass jede weitere Nachricht ohne neue Abstimmung verarbeitet wird.

Dem steht der Aufwand je Verbindung gegenüber. Mit jedem neuen Partner wird der Nachrichtenstandard, Übertragungsweg und die Kennungen abgestimmt, die Felder zugeordnet und getestet mit echten Belegen getestet. Kosten und Dauer hängen deshalb von der Zahl der Partner und Formate ab und gelten nicht pauschal. Wer ein bestehendes EDI-System ablöst, sollte zusätzlich die EDI-Migration sorgfältig planen.