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In unserem E-Invoicing Glossar definieren wir für dich die wichtigsten Fachbegriffe rund um das Thema E-Rechnung – in aller Kürze und Einfachheit, auch wenn du kein Tech-Native bist.
Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise zum neuen Standard in der Rechnungsstellung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich elektronische Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird mit Übergangsfristen eingeführt: Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gilt sie grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027, für kleinere Unternehmen ab dem 1. Januar 2028.
Gemeint sind strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate, die elektronisch verarbeitet werden können – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Die wichtigsten Fachbegriffe rund um das Thema E-Rechnung erklären wir dir hier kurz und verständlich.
Kurzform von Application Programming Interface. Eine Programmierschnittstelle, die es ermöglicht, Softwareprogramme miteinander zu verbinden und Daten auszutauschen. Im Kontext von E-Rechnungen kann eine API verwendet werden, um Rechnungen automatisiert zwischen verschiedenen Systemen zu versenden und zu empfangen.
Kurzform von Cross Industry Invoice. Eine mögliche Syntax einer XML-Datei. Kommt bei einigen E-Rechnungsformaten zum Einsatz, darunter bei ZUGFeRD, teils auch bei XRechnung.
E-Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Österreichisches Standardformat für E-Rechnungen.
Kurzform von UN/EDIFACT bzw. United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch. Im Rechnungswesen wird häufig die Nachricht INVOIC verwendet. EDIFACT ist kein klassisches EN-16931-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, kann aber über Mapping in entsprechende E-Rechnungsformate überführt werden. Ob und unter welchen Voraussetzungen EDI-Rechnungen zulässig sind, hängt von den jeweils geltenden rechtlichen Vorgaben und Übergangsfristen ab.
Kurzform von Elektronisk Handelsformat. Norwegisches Standardformat für E-Rechnungen, das auf einer XML-Datei in der Syntax UBL basiert. Wird nur zwischen norwegischen Organisationen verwendet und erfordert eine Registrierung bei ELMA (Elektronisk mottakaradresseregister). Im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr kommt Peppol BIS als E-Rechnungsformat zum Einsatz.
Kurz für Electronic Invoicing. Englischer Begriff für die elektronische Rechnungsstellung. Bezeichnet den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen.
Bezeichnet eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung, die elektronisch verarbeitet werden kann. In Deutschland müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung wird schrittweise eingeführt. Eine E-Rechnung ist nicht gleichzusetzen mit einer einfachen digitalen Rechnung, etwa einem klassischen PDF ohne strukturierte Daten.
Kurzform von Factura Electrónica. E-Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Spanischer Standard für E- Rechnungen.
Hybrides E-Rechnungsformat, bestehend aus einem PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax CII. Factur-X ist mit ZUGFeRD kompatibel und wird vor allem im deutsch-französischen Kontext genutzt.
Kurzform von Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Italienisches XML-Format für elektronische Rechnungen, die über das Sistema di Interscambio, SDI, ausgetauscht werden. Ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung eingeführt, heute auch im B2B- und B2C-Bereich relevant.
Kofferwort aus Finnland und Invoice. E-Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert und vor allem im finnischen Bankwesen zum Einsatz kommt. Entspricht ab Version 3.0 den EU-Vorgaben zur E-Rechnung (Norm EN 16931).
Kurzform von Krajowy System e–Faktur. Plattform in Polen, über die elektronische Rechnungsdaten ausgetauscht und gespeichert werden können.
Clearingsystem in Ungarn, das von der nationalen Steuerbehörde (NAV, für Nemzeti Adó- és Vámhivatal) bereitgestellt wird und über das E-Rechnungen gemeldet werden müssen.
Europäische Norm, die das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert. Sie legt fest, welche Kernelemente eine E-Rechnung enthalten soll, und bildet die Grundlage für Formate und Spezifikationen wie XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und Peppol BIS Billing 3.0.
Kurzform von Offentlig Information Online Universal Business Language. Ein E-Rechnungsformat, das auf der XML-Syntax UBL basiert. Dänischer Standard für das Stellen von E-Rechnungen.
Ursprünglich kurz für Pan-European Public Procurement OnLine. Heute ein internationales Netzwerk für den standardisierten und sicheren Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften. Unternehmen nehmen über zertifizierte Peppol Access Points teil. Peppol spielt insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen eine zentrale Rolle und gewinnt auch im B2B-Umfeld zunehmend an Bedeutung.
Spezifikation für elektronische Rechnungen im Peppol-Netzwerk. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und nutzt in der Regel XML in der Syntax UBL. Peppol BIS Billing 3.0 definiert, wie Rechnungsdaten strukturiert und über Peppol ausgetauscht werden.
Kurzform von Portable Document Format Archivable. Unterart eines PDF (Portable Document Format), die speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten optimiert wurde.
Version eines PDF/A, welche die Einbettung von beliebigen anderen Dateitypen wie XML erlaubt. Kommt bei einigen E-Rechnungsformaten zum Einsatz, beispielsweise bei ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich).
Richtlinie der Europäischen Union, die die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber regelt. Grundlage der nationalen Rechtsprechung in den EU-Mitgliedsstaaten.
Kurzform von Universal Business Language. Eine mögliche Syntax einer XML-Datei. Kommt teilweise beim Format XRechnung zum Einsatz. Standard für elektronische Geschäftsprozesse.
Kurz für VAT in the Digital Age (Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter). EU-Initiative mit dem Ziel, das Umsatzsteuersystem innerhalb der EU zu vereinheitlichen, Steuerkontrollen zu erleichtern und so Steuerbetrug und Verwaltungsaufwand zu minimieren.
Kurzform von Extensible Markup Language. Strukturierte Auszeichnungssprache, die Daten hierarchisch in einer Textdatei abbildet. Maschinenlesbares Format und häufig Basis von E-Rechnungen.
XRechnungen basieren auf XML in der Syntax CII oder UBL. XRechnung ist die maßgebliche Spezifikation für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland und basiert auf der europäischen Norm EN 16931.
Kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, bestehend aus einem PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax CII. Es ist mit Factur-X kompatibel und gehört zu den gängigen Formaten im elektronischen Rechnungswesen in Deutschland. Je nach Profil kann ZUGFeRD die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen.
Du musst kein Experte im Bereich E-Rechnung sein, um elektronische Rechnungen regelkonform zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden.
Die Lobster Data Platform ermöglicht die Umsetzung ganzheitlicher E-Invoicing-Prozesse – vom Erzeugen und Validieren über das Transformieren bis hin zum Senden, Empfangen und Weiterverarbeiten elektronischer Rechnungen in gängigen nationalen und internationalen Formaten. So unterstützt Lobster Unternehmen dabei, Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren – im Einklang mit nationalen und internationalen Anforderungen.
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