Was ist E-Invoicing? Elektronische Rechnungen

Das Wichtigste in Kürze

E-Invoicing bezeichnet die elektronische Rechnungsstellung in einem maschinenlesbaren strukturierten Datenformat, das Systeme automatisch verarbeiten können.
In Deutschland und Europa bildet die Norm EN 16931 die Grundlage für E-Rechnungen; Standards wie XRechnung und ZUGFeRD bauen darauf auf.
Damit E-Invoicing funktioniert, müssen Inhalt, Datenformat und Übertragungsweg zwischen Rechnungssteller und Empfänger zusammenpassen.
Unternehmen sparen Papier-, Druck- und Portokosten, vermeiden Eingabefehler und beschleunigen die Prüfung und Zahlung von Rechnungen.

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing (dt. E-Rechnung) ist der Austausch elektronischer Rechnungen, die in einem strukturierten Datenformat erstellt, übertragen und empfangen werden. Da die Angaben in festgelegten Feldern stehen, verarbeitet das System des Empfängers sie automatisch und ohne händische Eingabe.

Welche Angaben eine elektronische Rechnung enthält, legt in Europa das semantische Datenmodell der Norm EN 16931 fest. Dazu gehören etwa Rechnungsnummer und Datum, Verkäufer und Käufer, Auftragsreferenz, Lieferdetails, Zahlungsangaben, die einzelnen Rechnungspositionen, der Gesamtbetrag und die Umsatzsteuer.

Die Norm lässt nationale Ausprägungen zu, die sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS), und in Deutschland ist das die XRechnung. Laut den Informationen der KoSIT zur XRechnung setzt dieser Standard die EU-Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland um. Die wichtigsten Fachbegriffe erklären wir im E-Invoicing-Glossar genauer.

So funktioniert E-Invoicing: von der Erstellung bis zur Buchung

Eine E-Rechnung durchläuft fünf Schritte, und Menschen greifen nur noch dort ein, wo das System eine Abweichung meldet.

Erstellen: Das ERP- oder Fakturierungssystem erzeugt die Rechnung als strukturierten Datensatz, etwa im Format XRechnung.
Prüfen: Vor dem Versand wird geprüft, ob der Datensatz alle Felder enthält, die der Standard verlangt.
Übertragen: Die Rechnung geht per E-Mail, über ein Portal, per EDI oder über das Peppol-Netzwerk an den Empfänger.
Empfangen und validieren: Das System des Empfängers liest die Daten ein und prüft sie automatisch.
Freigeben und buchen: Die Rechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen, freigegeben und gebucht.

Manche Formate sind hybrid, sodass die Rechnung als lesbares Dokument und als maschinenlesbare Datei zugleich ankommt.

Diese Formate und Standards gibt es

Welches Format ein Rechnungsempfänger erwartet, hängt von Land, Branche und Kanal ab. Die meisten europäischen Formate beruhen auf EN 16931 und nutzen eine ihrer zwei Syntaxen: UBL oder die Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT.

Format	Aufbau	Einsatz
XRechnung	XML-Datensatz nach EN 16931, Syntax UBL oder CII	Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
ZUGFeRD / Factur-X	PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten nach CII	hybrides Format für Rechnungen zwischen Unternehmen, an Behörden und an Verbraucher
Peppol BIS Billing 3.0	XML-Datensatz in der Syntax UBL	Austausch über das Peppol-Netzwerk, auch grenzüberschreitend
EDIFACT INVOIC	EDI-Nachricht nach UN/EDIFACT	Rechnungen zwischen Handelspartnern mit bestehender EDI-Anbindung
FatturaPA	XML-Format	elektronische Rechnungen in Italien
Facturae	XML-Format	elektronische Rechnungen in Spanien

Interoperabilität: Inhalt, Format und Übertragung müssen passen

E-Invoicing funktioniert nur, wenn Rechnungssteller und Empfänger auf drei Ebenen zusammenpassen:

Inhalt (Semantik): Die Rechnung enthält die vereinbarten Angaben, und jede Angabe bedeutet für beide Seiten dasselbe.
Format (Syntax): Die Daten liegen in einem Format vor, das beide Systeme verarbeiten, etwa UBL oder CII.
Übertragungsweg: Beide Seiten nutzen denselben Kanal, etwa E-Mail, ein Portal, EDI oder Peppol.

Nutzen die Partner unterschiedliche Formate, gleicht ein Mapping die Unterschiede aus, indem es jedes Feld des einen Formats dem passenden Feld des anderen zuordnet.

Die Vorteile von E-Invoicing für Unternehmen

E-Invoicing zielt darauf, ein- und ausgehende Rechnungen automatisch zu prüfen und zu verarbeiten, und das zahlt sich an fünf Stellen aus:

Geringere Kosten: Material, Druck und Porto entfallen, weil Rechnungen digital geprüft, freigegeben und archiviert werden.
Weniger Fehler: Weil das System die Daten automatisch übernimmt und prüft, statt dass jemand sie abtippt, werden Korrekturschleifen seltener.
Schnellere Zahlung: Kurze Durchlaufzeiten erlauben es, Skonto zu nutzen, und automatisierte Mahnprozesse bringen offene Forderungen schneller herein.
Bessere Datenqualität: Validierte Rechnungsdaten machen Forderungen, Verbindlichkeiten und Finanzanalysen verlässlicher.
Mehr Transparenz: Der Status jeder Rechnung lässt sich verfolgen; im Peppol-Netzwerk dokumentiert eine Empfangsbestätigung die Zustellung.

Worauf bei der Einführung einer E-Invoicing-Lösung geachtet werden sollte

Weil die Einführung von E-Invoicing Buchhaltung, IT und Einkauf zugleich betrifft, gehören diese fünf Punkte auf die Liste:

Formate der Partner: Weil Branchen und Länder unterschiedliche Formate und Versionen bevorzugen, klärst du früh, welche deine Kunden und Lieferanten verlangen.
Fähigkeiten des ERP-Systems: Nicht jedes ERP-System erzeugt oder liest E-Rechnungen, etwa im Format PDF/A-3, doch eine Integrationsplattform kann diese Lücke schließen.
Prüfung der Daten: Ausgehende Rechnungen werden vor dem Versand automatisch gegen den Standard geprüft, eingehende nach dem Empfang.
Übertragungswege: Lege fest, welche Kanäle du anbietest, etwa E-Mail, Portal, EDI oder Peppol.
Rechtliche Vorgaben: Ob und ab wann E-Rechnungen verpflichtend sind, regeln nationale Gesetze. Lass das für deine Länder von Steuerberatung oder Rechtsabteilung klären.

Lobster Data Platform: Vollautomatisiertes E-Invoicing

Lobster bietet einen E-Invoicing Service für das Erzeugen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen in allen wichtigen Formaten weltweit an. Unterstützt wird zudem der Standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), der bei öffentlichen Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union Anwendung findet. In diesem Rahmen empfiehlt Lobster Nutzern die Zusammenarbeit mit dem als PEPPOL Access Point zertifizierten Partner Storecove und bietet entsprechend ein Profilpaket zu dessen API an.

Auch das Handling von Zertifikaten und die Konfiguration von Kommunikationswegen stellen Anwender von Lobster vor keine Herausforderung. Denn die Kommunikation per REST und den Protokollen HTTPS oder AS2beziehungsweise AS4, die im Zusammenhang mit E-Invoicing häufig Verwendung finden, werden in Lobster nativ unterstützt. Jeder einzelne Kommunikationsweg wird in der Partnerverwaltung zentral gepflegt und steht somit sowohl für den Empfang als auch Versand von Daten zur Verfügung.

Auch für ERP-Systeme, die nicht in der Lage sind, den für die Erzeugung erforderlichen Archivierungsstandard PDF/A-3 zu erfüllen, bietet Lobster Module für die Vor- und Nachverarbeitung. Vereinbare eine unverbindliche Beratung mit unseren Spezialisten, wenn du erfahren möchtest wie einfach die Integration einer ganzheitlichen E-Invoicing-Lösung sein kann.

Häufige Fragen zu E-Invoicing

Ja, E-Invoicing ist der englische Begriff für die elektronische Rechnungsstellung, E-Rechnung der deutsche. Beide meinen Rechnungen in einem strukturierten Datenformat, das Systeme automatisch verarbeiten. Umgangssprachlich heißen manchmal auch PDF-Rechnungen per E-Mail „E-Rechnung“, doch im engeren, technischen Sinn gehören sie nicht dazu, weil ihnen die maschinenlesbaren Daten fehlen.

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ZUGFeRD ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten, doch beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. ZUGFeRD eignet sich dagegen, wenn der Empfänger die Rechnung zusätzlich als lesbares Dokument sehen soll.

Peppol, kurz für Pan-European Public Procurement OnLine, ist ein internationales Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Bestellungen. Unternehmen nehmen über zertifizierte Zugangspunkte teil, die sogenannten Access Points. Jeder Access Point stellt Rechnungen zu, egal über welchen Access Point der Empfänger angeschlossen ist.

Unterschiedliche Formate verarbeitest du mit einer Integrationsplattform, die jede eingehende Rechnung in das Format deines ERP-Systems übersetzt und ausgehende Rechnungen im Format des Empfängers erzeugt. So pflegst du nicht für jeden Partner eine eigene Lösung. Die Lobster Data Platform verbindet dafür Systeme und Partner über EDI, APIs, Legacy-Systeme und Cloud-Anwendungen. Wie das im Detail aussieht, zeigt die Seite zur Datenintegration mit Lobster.

Ja, Handelspartner mit bestehender EDI-Anbindung können Rechnungen als EDIFACT-Nachricht INVOIC austauschen. Die Rechnungsdaten laufen dann über denselben Kanal wie Bestellungen und Lieferavise. Die Lobster Data Platform verbindet Lieferanten, Carrier und Systeme über EDI ebenso wie über das Peppol-Netzwerk. Wie Lobster Handelspartner anbindet, zeigt die Seite zur Zusammenarbeit mit Handelspartnern.

Das Wichtigste in Kürze

Was ist E-Invoicing?

So funktioniert E-Invoicing: von der Erstellung bis zur Buchung

Diese Formate und Standards gibt es

Interoperabilität: Inhalt, Format und Übertragung müssen passen

Die Vorteile von E-Invoicing für Unternehmen

Worauf bei der Einführung einer E-Invoicing-Lösung geachtet werden sollte

Lobster Data Platform: Vollautomatisiertes E-Invoicing

Häufige Fragen zu E-Invoicing

Ist E-Invoicing dasselbe wie E-Rechnung?

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Was ist Peppol?

Wie verarbeite ich E-Rechnungen in unterschiedlichen Formaten?

Kann ich E-Rechnungen auch per EDI austauschen?